search
אבנים גדולות קודם

אבנים גדולות קודם

מוטיבציה ותקשורת בניהול זמן 

 

אם היינו מקבלים את שלושת המשאלות מדג הזהב, סביר כי חלק גדול מאיתנו היה מבקש עוד זמן. אך, לצערנו הרב, זמן הוא משאב שאיננו בשליטתנו. החדשות המשמחות הן שאם ננהל את מעשינו ועצמנו, נוכל לעשות זאת בהצלחה מול עובדות הזמן שתמיד מצויות במחסור. והמפתח? כמו רוב הדברים בחיינו מצוי בתקשורת. תקשורת שתתחיל בשיח שלנו עם עצמנו, בהגדרות המטרות העצמיות שלנו ותמשיך בבהירות השיח שלנו עם הארגון שבו אנחנו פועלים בין אם אנחנו עצמאים או שכירים, תייעל את ההתנהלות שלנו מול הזמן. איך נשתמש בתקשורת כדי לייעל את ניצול הזמן? ואיך נבצע משימות בהתחשב בנתון שנראה כמו תמיד נמצא בחסר?

 

 

יחד עם ההשלמה כי זמן הוא דבר שמתנהל מעצמו ניתן לחשב כיצד לנהל את עצמנו במסגרת זמן נתון בעזרת התקשורת שלנו עם עצמנו. לאחר שנגדיר במה נרצה להשקיע את משאב הזמן העומד לרשותינו, נוכל להשתמש בסט של מיומנויות חיוניות כדי לעשות זאת בצורה היעילה ביותר. ישנם מספר תחומים של ניהול זמן שניתן לשלוט בהם ביניהם: הגדרת והצבת מטרה, תעדוף וקביעת סדר עדיפויות, התנהלות ושיבושי ניהול, דחיינות/ סחבת ותזמון.

 

 

 

תקשורת ביני לבין עצמי

 

כדי שנוכל לבחור נכון איך לנהל את הזמן שלנו עלינו לדעת לבדוק עם עצמנו, מה הם הדברים החשובים לנו באמת, במה נרצה להשקיע את הזמן שלנו. חשוב לדעת להסתכל פנימה, להגדיר את הרצונות האישיים שלנו ולהגדיר לנו מטרות, וכל זאת בהתאם לאילוצים שלנו ושל הארגון בו אנו פועלים. האם נרצה להקדיש 8 שעות לעבודה ביום? או רק 6? האם יש משהו שאני רוצה לעשות כבר המון זמן אבל לא מצליח להתפנות אליו מפאת חוסר זמן? בנוסף יש לחשוב ולהבין מה הם צרכני הזמן ששואבים ממני את מירב הזמן שלי. האם הרגלי העבודה שלנו לא מאפשרים לנו להביא תפוקה מירבית? האם יש מחסום בארגון שלא בשליטתי אבל מעכב אותי? וכיצד אני מאפשר ניטרול של אותם רעשים סביבתיים. אדם שיצליח לזהות על עצמו את גורמי הקושי בורך בתכונה מצוינת וחיונית לדרך הנכונה לניהול הזמן, מכיוון שיש להכיר בדפוסי ההתנהגות שלנו לשם הייעול העצמי. לאחר שנעשה זאת, נדע טוב יותר, כדי לנהל את הזמן שלנו. ואם עדיין יש המון מה לעשות ומעט מידי זמן? יש כלים רבים שיסייעו בידינו לניצול יעיל של הזמן שברשותינו.

 

 

 

אז, תכל'ס, איך נעשה את זה נכון?

 

ראשית נגדיר את המשימות והמטלות שלנו לפי החשיבות שלהן. כעובדים בארגון עלינו להבין שיש משמעות נעלה לסדרי עדיפויות. האבנים הגדולות הן המשימות הנמצאות על לוח הזמנים שלנו שיביאו לי רווח תפקודי והחלטנו כי הם חשובות ומהותיות עבורנו. את האבנים הגדולות חשוב לתעדף נכון ובתחילת סדר העדיפויות. לאחר מכן יש לתעדף את האבנים הבינוניות/ קטנות - הן אלו שחשיבותן קטנה יותר, אבל עליי לבצע ולהספיק אותם גם. אם נבצע פעולה הפוכה של תעדוף, לא יישאר לנו זמן ומקום עבור האבנים הגדולות.

 

מעבר לכך, מומלץ להשתמש בכלים ייחודיים וידידותיים שיסייעו בידינו לניהול זמן מוצלח לרבות- לוח שנה או יומן- פיזי או דיגיטלי השייך לארגון, שעונים למיניהם, טבלת משימות עם הגדרת זמן מוקדש לכל אחת מראש, פונקציות במכשיר סלולרי לניהול זמן לרבות אפליקציות לניהול זמן. ומכיוון שלא כולנו שווים, כדאי ומומלץ גם לבדוק באופן אישי מה הם השעות הפרודוקטיביות שלנו בעזרת טבלה המיועדת לכך.

 

 

 

טיפים כללים לניהול זמן

 

·העריכו 45 דק בפועל כשעה. כך נקצה זמן לבלתמים.

 

·שימו לעצמכם תמרורים- מה שלוקח יותר משעתיים, לא מתקדם נכון.

 

·הקדישו מחשבה- האם הפגישה רלוונטית/ יעילה/ משרתת אותי?

 

·כבדו את עצמכם ואחרים- הגיעו בזמן ועדכנו על איחור/ אי הגעה.

 

·בסוף כל יום תכננו את היום שלמחרת לרבות יעדים אישיים ומשימות.

 

·זהו וסננו גנבי זמן.

 

 

 

משמעויות תקשורת פנימית וניהול הזמן

 

כאשר נבצע תכנון מראש נוכל להינות מכך במספר רמות- נוכל לסיים את המשימות הדחופות בצורה יעילה ולפנות זמן לתת מעצמנו למען פיתוח וקידום הארגון בו אנו פועלים, וגם נוכל להקדיש זמן אישי לעצמנו ולא למשימותינו. כתוצאה מכך נרגיש יעילים ונינוחים יותר. למעשה, תזמון הביצוע של המטלות במקביל לתזמון הביצוע של מה שאנחנו אוהבים ובוחרים לעשות הוא ביטוי לעצמאות אישית ולנטילת אחריות על הזמן שאנו מקדישים להשגת מטרות. מחקרים מוכיחים כי אנשים המקדישים זמן לתכנון זמן, נתקלים בפחות שיבושים מאלו שלא מתכננים את זמנם כראוי.

 

 

בנוסף, כאשר אנחנו משקיעים זמן רב בנושאים מסוימים, ומרגישים שאין ביכולתינו להתפנות לדברים אחרים למרות שעשויים להיות חשובים גם הם, אנחנו יוצרים מצב בו אנחנו מבזבזים את משאב הזמן שעומד לרשותינו ומרגישים לא מסופקים למרות העבודה הקשה שלנו. כמו כן אנחנו עשויים לאכזב את הסובבים אותנו. יישום התקשורת העצמית יחד עם ניהול זמן נכון תאפשר לנו בין השאר תקשורת טובה ונכונה יותר עם הסובבים אותנו. ראשית, תקשורת איתם עשוייה לשפר את הצבת המטרות שלנו במסגרת הזמן הקיים לרשותינו ושינוי סדר העדיפויות שהיינו קובעים אלמלא היינו משוחחים עימם. שנית, כאשר ננהל זמן נכון נוכל לאפשר לעצמנו לעשות הספקים טובים יותר עבור מקום העבודה שלנו, עבור הלקוחות שלנו, ואפילו נוכל להקדיש זמן רב יותר לבני הזוג ולמשפחה שלנו.

 

 לחדשות נוספות ולטיפים שלנו- לחצו כאן

רוצים לגלות את ה- I-FACTOR בארגונים, בעסקים או בקריירה שלכם? לחצו כאן